Bandung, BANDUNGDAILY.COM ** Ada yang menarik di Depo Arsip yang dikelola Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota Bandung. Ada ribuan dokumen penting di depo tersebut. Bahkan dokumen yang tercatat tahun 1815 pun masih tersimpan rapi.
Lalu dokumen apakah yang tertulis dari zaman sebelum kemerdekaan dan masih ada hingga saat ini itu? Dilansir dari laman Pemkot Bandung, dokumen lama yang masih terpelihara itu adalah dokumen yang berkaitan dengan perizinan pendirian bangunan.
“Dokumen itu adalah dokumen izin pendirian bangunan saat masih pemerintahan kolonial Belanda,” ujar Kepala Bidang Pengelolaan Kearsipan, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Bandung, Nia Kusniatin, seperti dikutip situs tersebut.
Menurutnya Depo Arsip juga menyimpan berbagai dokumen sejarah Kota Bandung. Baik berupa foto, film, hingga catatan-catatan penting. Dia menegaskan semua dokumen masih tersimpan rapi dan dirawat dengan baik.
Depo Arsip saat ini juga masih menyimpan dokumen-dokumen salinan akta kelahiran, akta jual beli, dan izin mendirikan bangunan yang terbit mulai tahun 1970.
“Jadi kalau warga ada akta kelahiran yang hilang, misalnya, itu bisa minta ke kami dengan membawa surat rekomendasi dari lembaga penerbit suratnya,” kata Nia.
Bagi warga yang membutuhkan salinan akta kelahiran bisa meminta rekomendasi dari Dinas Pencatatan Sipil. Begitu juga untuk Ijin Mendirikan Bangunan (IMB) bisa meminta rekomendasi dari Dinas Tata Ruang.
Di sisi lain Nia juga memberikan kiat khusus untuk menyimpan dokumen dengan benar. Agar dokumen tetap aman dan awet. Nia mengimbau kepada masyarakat agar memperlakukan dokumen dengan benar. Diketahui selama ini ada sebagian warga yang masih menyimpan dokumen dengan cara yang salah, misalnya dengan melaminating dokumen itu.
Melaminating dianggap bisa membuat dokumen lebih awet karena terlapisi oleh plastik. Padahal menurut Nia, cara tersebut secara teknis tidak dianjurkan. Sebab saat dokumen yang dilaminating itu akan dicek keasliannya, pelapis dokumen harus dilepas. Tapi jika sudah dilaminating, pelapis akan susah dibuka. Bahkan jika dipaksakan akan merusak dokumen tersebut.
“Kalau nanti mau dicek keasliannya, misalnya ijazah, ketika harus dibuka laminasinya, dokumen malah rusak,” ujarnya.
Nia menyarankan, untuk menyimpan dokumen penting secara aman, dapat menggunakan teknik enkapsulasi. Teknik ini menggunakan bahan rigid PVC film yang bisa didapatkan warga dengan mudah di toko alat tulis. Dokumen yang akan disimpan tinggal dilapisi rigid PVC film itu bagian atas dan bawah dan direkatkan dengan selotif di kedua sisinya.
